新疆师范大学会议室审批使用管理规定
发布时间: 2019-07-22 浏览次数: 76

为进一步规范学校会议室管理,提高会议室使用效率,更好服务教学、科研、广大师生,保障学校各项工作顺利进行,特制定本管理规定。

一、使用范围

本规定适用于学校办公室所属的所有会议场所。

二、使用管理原则

学校办公室负责会议室的审批及管理,后勤服务中心负责会议室的管理及服务。

三、使用要求

1.未经学校办公室审核批准,不得私自使用会议室及相关会议设备,不得随意取用会议室会务用品。如会议需要使用投影、话筒、音响等设备,会议使用单位需在会议室申请审批时提前告知。会议室工作人员会提前进行调试,其他人员不得随意使用和调试会议设备。

2.要自觉爱护会议室内的设备、设施。不得乱刻、乱写、乱动,不得改变会议室内桌椅、设备的位置。如有特殊要求需提前告知会议服务工作人员,不得将会议室物品带出室外,如因个人原因导致的设备、设施受损,使用单位和相关责任人需照价赔偿。

3.会议室严禁超人数标准使用。根据校园消防安全稳定及防止踩踏事件发生预案要求,使用单位根据学校会议室基本情况一览表(附件1)向学校办公室申请审批会议室,需严格按照会议室座位数标准安排会议、活动,不得随意增加临时座位堵塞消防安全通道,如有发现,取消使用单位使用会议室资格。

4.要注意保持会议室内的卫生。严禁在会议室内吃零食、吸烟、乱扔纸屑,会议、活动结束后,由使用单位负责把会议室清理干净,会议、活动中使用的相关物品、材料要及时带走,垃圾清理彻底。

    5.要注意节约用电。不得在会议室内使用大功率电器,会议、活动结束后,及时关闭会议室所有电器(包括灯具、空调、投影仪等)和门窗。会议室空调实行“专人负责制”,如需使用请告知会议服务人员,由专人管理调试空调,切实保障空调的作用并避免能源浪费。

    6.使用单位要在使用前、使用后及时与会议室工作人员进行认真细致的交接,确保会议室内设施、设备物品完好无损。

7.会议、活动的会场布置、会务服务工作,由使用单位自行安排解决,如需提供帮助,请在提交学校办公室申请审批时一并说明,会议工作人员协助完成。

8.在会议、活动期间,不得在周围大声喧哗,不得扰乱会议、活动秩序。会议、活动组织单位要安排专人负责现场的安全、防火、秩序维持等工作,根据会议室应对紧急突发事件的预案,确保会议、活动安全、有序进行。

9.学校办公室统筹、协调安排使用会议室,负责更换会议室设施设备。后勤服务中心负责管理会议工作人员及设施设备的日常维护与保养。双方共同确保会议室环境整洁、机器设备正常有序运转。

10.会议工作人员提前 30 分钟开会议室门,着统一服装,按会议类型提供规范服务;会议设备严格按操作规范使用,定期维护和保养。

11.本管理规定自发布之日起实施,由学校办公室负责解释。

 

   附件:1.学校会议室基本情况一览表  

         2.学校会议室申请使用流程图

         3.学校会议室临时使用申请表

         附件1.docx附件2.png附件3.docx  

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